اسناد مثبته در حسابداری

فاکتور فروش ، رسید بانک ، قبض انبار ، رسید صندوق ، قبض آب و برق ، نمونه هایی از اسناد و مدارک مثبته محسوب می شوند.
هر دریافت و با پرداختی باید مبتنی بر مدارک و و مستنداتی منطقی،مکتوب و مرتبط با آن (اسناد مثبته) می باشد.

اسناد مثبته در حسابداری از اهمیت خاصی برخوردار است به این دلیل که :
این اسناد مبنای تجزیه و تحلیل و ثبت رویدادهای مالی در مدارک و دفاتر حسابداری هستند. برای پیگیری و رسیدگی های بعدی و همچنین در مواقع لزوم جهت احقاق حقوق شركت و دفاع از عملکرد مدیران و کارکنان شرکت مورد استفاده قرار می گیرند.
نکته قابل توجه این است که اسناد مثبته باید واضح، معتبر و قابل اتكا و مکفی باشند تا حسابداران و سایر اشخاص بتوانند به آنها استناد نمایند.

1- سر برگ دار بودن فاکتور

2- فاکتور دارای مهر باشد

3- فاکتور دارای تاریخ باشد

4- کنترل جمع سطر و ستون فاکتور

5- کنترل عدم قلم خوردگی

6- کنترل مبلغ عددی و حروفی
7- کنترل مبلغ عددی و حروف کنترل درج کد شناسه ملی صادرکننده فاکتور (فروشنده) بر روی فاکتور
8- کنترل درج کد اقتصادی صادرکننده فاکتور (فروشنده) بر روی فاکتور
9- كنترل درج آدرس، تلفن، کدپستی و سایر موارد الزامی دیگر

از دیگر کنترل هایی که یک حسابدار باید به ان توجه نماید:

كنترل صاحبان مجاز امضا بابت اسناد و اوراق تعهدآور اشخاص برای ارائه به سایرین و اساس مندرجات روزنامه رسمی مربوط به ایشان (حقیقی با حقوقی) می باشد.

از انواع دیگر اسناد مثبته می توان به :
فاکتور خرید (بیانگر خرید کالا از فروشندگان)

چک (بیانگر انجام تعهد مالی)

رسید دریافت / پرداخت وجه

بیانگر دریافت وجه از مشتریان با پرداخت وجه به حساب اشخاص و رسید های بانکی که توسط بانک ماشین شده و مهر بانک بر روی آن زده شده است اشاره کرد